En periode på 20 år tog det Svømmesporten i Danmark at gå fra et system med mange led, pengekasser og folkevalgte til én fælles ledelse og professionel organisation. Et arbejde formanden beskriver som langt og slidsomt, men ikke mindst succesfuldt.
Når der træffes beslutninger i det øverste organ, bestyrelsen, i Dansk Svømmeunion, så eksekveres de kort derefter. Bestyrelsen er valgt af generalforsamlingen, hvilket gør mandatet til at beslutte og igangsætte aktiviteter fuldstændigt. Et simpelt system, der dog langtfra har været sådan altid.
”Tidligere havde vi en række regioner/unioner, der alle havde deres egen pengekasse. De stod også for elementer af sporten, herunder uddannelse, der var der, hvor pengene var. Det vil sige forbundet var begrænset i sin formåen, da indtægterne var begrænsede. Det betød også, at der kunne være stor forskel på udbuddet i den enkelte region, hvilket på ingen måde gavner sporten,” fortæller formand i Dans Svømmeunion Kjeld Egebo.
Organisatorisk gav det den udfordring, at beslutninger truffet i bestyrelsen i Dansk Svømmeunion i udgangspunktet var vedtaget, men de enkelte regionsformænd skulle lige hjem og drøfte tingene med deres lokale bestyrelse. Dette førte til, at allerede vedtagne forslag blev taget op igen og måske endda forkastet. Noget direktør i Dansk Svømmeunion Pia Holmen beskriver således.
”I dagligdagen gør det en stor forskel for vores Union, at når vi går fra bordet i bestyrelsen, så står de beslutninger der tages ved magt. De skal ikke først hjem og vendes i regioner eller klubber. Det gør kort sagt, at der er kortere fra tanke til handling, fortæller Direktør i Dansk Svømmeunion Pia Holmen.
Med formandens egne ord gjorde det bestyrelsen handlingslammet, hvilket var en kæmpe udfordring, da mulighederne for at få flere medlemsklubber var enormt. Unionen kunne bare ikke igangsætte sådanne arbejder, da den ikke selv stod bag de tilbud en potentiel ny klub skulle lokkes med. I 2008 lykkedes det efter hårdt organisatorisk arbejde Dansk Svømmeunion at få nedlagt regionerne og skabt en Øst- og en Vest-union.
Omveje til målet
Selvom opdelingen med en to unioner under Svømmeunionen stadig skabte udfordringer i forhold til arbejdsfordelingen, så var det en nødvendighed i ambitionen om at få skabt en slagkraftigt Svømmeunion.
”Det der sker, når man nedlægger ting er, at der er mange der er kritisk stemt. Hvad betyder det for mig? Hvad mister jeg? Vores erfaring er bare, at der var mange i de regioner vi nedlagde, der rent faktisk ikke gjorde en forskel. Når det er sagt, så er det store omvæltninger på den måde at nedlægge regioner rundt om i landet til fordel for noget, man ikke fra starten ved, hvad er. Derfor handler det om at gøre det i tempi, så man kan følge med og være klar fra start med tilbud i unionen,” fortæller Kjeld Egebo.
Formanden for Dansk Svømmeunion understreger, at der har været mange kampe i arbejdet med at få skabt en slagkraftig union med muskler. I høj grad har det handlet om at mennesker, der føler ejerskab overfor deres formandskab i en region eller union, har svært ved at se sporten i en større sammenhæng end i deres egen lokale region. Drager de til møder i Svømmeunionens bestyrelse med en sådan tilgang, så bliver det svært at undgå at tage to skridt tilbage for hver gang man tager et skridt frem. Derfor var det, ifølge Kjeld Egebo, nødvendigt med et opgør med den eksisterende struktur i sportens organisation.
”Vi oplevede, hvordan vi i mange år lå stabilt på 120.000-124.000 medlemmer. Vi kunne bare se, hvordan der var mange flere klubber og medlemmer derude, der slet ikke fik mulighed for at drage nytte af vores tilbud. Fordi tilbuddene var alt for varieret og ustruktureret. I vores proces med at få minimeret den organisatoriske deling i vores sport kunne vi se, hvordan medlemstallet begyndte at udvikle sig i positiv retning. Fordi vi kunne lave opsøgende arbejde og give et kvalitetstilbud til nye medlemsklubber hele vejen rundt, så fik vi øget medlemstallet til 185.000 medlemmer, fortæller Keld Egebo.
Han understreger udviklingen i medlemstallet skete med udgangspunkt i et langt sejt træk. I en periode valgte man at investere i uddannelse og tilbud til klubberne. Det på et tidspunkt, hvor man var på vej til at få skabt sig det organisatoriske setup, der gjorde det muligt at gå ud og give nye medlemsklubber et tilbud. Kjeld Egebo fortæller, at det var vigtigt at kunne give dette tilbud fra dag ét i den nye organisation, da det på den måde hurtigere og bedre kunne måles, at den nye organisation var det rigtige valg. For som Kjeld Egebo siger, når man laver om i en organisation vil der altid være kritikere, der mener alt er fint som det var.
Konkurrence med DGI
Præcis som Dansk Tennis Forbund har oplevet det, har man også i Svømmesporten oplevet en udfordring med at DGI har leveret tilbud til klubberne, der dermed kunne få et medlemskab til en mindre udgift men med samme produkturer inkluderet. En udfordring man i svømmesporten har forsøgt løst ved at lave en kontingentstruktur, der er delt op alt efter, hvilke ydelser man som klub er forbruger af.
”Vi var klar over, at der skulle ekstraordinære tiltag til, hvis vi ville have flere og nye medlemsklubber ind i folden. De første tre år en ny klub er medlem betaler de ikke fuldt kontingent. Er en klub udelukkende funderet på bredde, så betaler den et andet og lavere beløb end klubben, der har en stor eliteafdeling. Der er klubber vi tjener mere på end andre, men det er det store medlemstal samlet set, der gør os i stand til at levere et professionelt produkt til alle typer af medlemsklubber,” fortæller Kjeld Egebo.
I modsætning til Tennissporten, hvor Dansk Tennis Forbund år efter år mister medlemmer, blandt andet til DGI, er det stik modsat i Svømmesporten. Her er langt størstedelen af landets svømmeklubber i dag medlem af Dansk Svømmeunion. Fordi unionen har lagt en ambitiøs plan om at favne alle typer af klubber og møde dem der, hvor de er og ikke mindst behandle dem efter, hvem de er.
Det øgede medlemstal har betydet man i løbet af de senere år har øget antallet af ansatte fra 5 til 35. Alle ansat med fuldt fokus på at optimere de ydelser Unionen leverer til klubberne. Fordi der ikke er nogen led mellem Union og klubber er stordriftsfordelene til at få øje på, samtidigt med at alle klubber har tilgang til de samme ydelser. Den stærke organisation giver desuden mulighed for at være opsøgende i arbejdet med at søge fonde og andre midler. Noget Dansk Svømmeunion i de senere år har haft så stor succes med, at der i den kategori er tikket flere millioner ind på kontoen.
Åben invitation til tennissporten
Interviewet med formanden for Dansk Svømmeunion vender flere gange rundt. Det er tydeligt Kjeld Egebo interesserer sig og kan spejle sig i de udfordringer Dansk Tennis Forbund de seneste årtier har haft med vigende medlemstal. Han har de senere år holdt flere oplæg for andre specialforbund, der gik med tanken om at nedlægger regioner/unioner til fordel for en mere professionelt styret organisation. Enkelte af disse specialforbund, herunder gymnastik, har allerede bevæget sig ind i arbejdet med at nedlægge regioner og unioner. Selvom han kender den tidligere formand for Dansk Tennis Forbund Henrik Klitvad godt og har fulgt sporten tæt, så er han aldrig blevet spurgt om at dele sine erfaringer fra svømmesporten med tennisfolket.
”Jeg kan se mange paralleller mellem tennissporten og svømmesporten. Skulle det være interessant for forbundet, så vil jeg gerne tilbyde mit oplæg til inspiration for, hvordan man optimere og effektivisere sin organisation. Der er ingen simpel formel, det tog svømmesporten 20 år samlet set at få én ledelse. Men man skal starte et sted,” som Kjeld Egebo forklarer det.
Kigger man i Dansk Tennis Forbunds kalender bemærkes det, at der i 2018 er lagt op til igen at arrangere tennissportens dag. En dag, hvor formænd, spillere, frivillige og andre med tennishjertet på rette sted mødes for at blive inspireret til, hvordan sporten kan blive bedre i fremtiden. For selvom der derude i det danske tennisland er mange dedikerede mennesker der brænder for sporten, så er det vil samtidig ingen hemmelighed, at sammenhængskraften har det svært. Store klubber omkring hovedstaden med fokus på elite og talentudvikling kombineret med mindre breddeklubber i provinsen. Diversitet der kræver forskellig tilgang for at alle er tilfredse. Her kunne Svømmesportens system med en differentieret kontingentstruktur uden tvivl tjene til inspiration. For hvis alternativet er, som Tennisavisen de senere måneder har kunnet fortælle, at de mindre klubber melder sig ud og overgår til DGI, hvad er der så at miste ved at tilbyde dem et medlemskab til en reduceret pris. Eksempelvis ved at de så ikke har adgang til holdturneringen, men stadig uddannelse og andre konsulentydelser? For ved at holde klubberne inde i folden kunne det på sigt give grobund for, via uddannelse og trænerkompetencer, at der ville komme spillere og dermed turneringsaktivitet. Det er i høj grad historien om den onde spiral, der bliver byttet ud med en god. Den skal i første omgang startes af en ledelse med mod og mandshjerte. Måske endda så meget mod, at man i første omgang ser stort på røde tal på bundlinjen i en periode, fordi det koster at udvikle. En udvikling der, set med de millioner Dansk Tennis Forbund har stående på bankkontoen, burde være råd til at gå efter. For de planer man de senere år er gået efter er, målt efter medlemstallet i DTF-regi, slået grueligt fejl. Så måske en invitation til Kjeld Egebo burde ligge ligefor hos formand Henrik Thorsøe eller direktør Klaus Nørby.
